POLÍTICA DE PROTECCIÓN, PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que LICENCIAS ONLINE trata, puede incluir, sin limitarse a los siguientes: - Potenciales clientes, socios comerciales, proveedores y terceras personas con intereses comerciales: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, género, dirección de correo electrónico, cargo, dirección domiciliaria y laboral, número de teléfono fijo y celular, datos financieros, referencias comerciales, información tributaria y toda información necesaria para la ejecución de todo tipo de contratos o inscripción en aplicativos digitales de administración y comercio. - Candidatos a trabajadores, trabajadores, profesionales relacionados y administradores: nombres y apellidos, género, dirección de correo electrónico, dirección domiciliaria, número de teléfono fijo y móvil, fecha de nacimiento o rango de edad, profesión, información sobre cargas familiares, información sobre familiares con conflicto de intereses, fecha de nacimiento de las cargas familiares, fotografías, huella y código dactilar, certificado de matrimonio, condición y exámenes de salud, historias clínicas, certificados médicos, así como toda la información necesaria para cumplir las obligaciones laborales y de bienestar para el personal que labora para LICENCIAS ONLINE. - Socios o accionistas: datos de identificación y contacto, datos domiciliarios, referencias comerciales e información tributaria. - Usuarios canales de comunicación: Se podrá recopilar la información de los usuarios que accedan a los canales de comunicación habilitados por LICENCIAS ONLINE, por ejemplo, a través de redes sociales, correo electrónico, plataformas digitales, servicios de mensajería instantánea y página web.

Los datos personales son obtenidos por LICENCIAS ONLINE de: - Directamente del Titular - Fuentes accesibles al público - Registros Públicos, administraciones públicas, listas para prevención de fraude, lavado de activos y financiamiento del terrorismo. - De terceros que cuenten con bases legitimadores lícitas y consentimientos otorgados por el Titular de los datos personales. - De terceros que han recopilado datos personales previo consentimiento del Titular para cumplir con la provisión de productos y servicios. - Derivados de la utilización de sistemas, plataformas, sitios web, aplicativos, chats, bots o redes sociales para realizar perfiles de comportamiento. LICENCIAS ONLINE tratará los datos personales en función de los fines para los cuales son obtenidos

LICENCIAS ONLINE en el desarrollo de sus actividades comerciales y relacionamiento con terceros, trata los datos personales de sus administradores, clientes, proveedores, trabajadores y sus familiares, para los siguientes fines:

- Ofrecer productos y servicios del portafolio de LICENCIAS ONLINE. - Llevar a cabo procesos de facturación, cobranza y pagos. - Para realizar actividades de mercadeo relevante como envío de ofertas personalizadas, promociones, concursos, sorteos, invitaciones a eventos, y en general publicidad digital de las actividades de LICENCIAS ONLINE o sus productos y servicios, a través de correos electrónicos, SMS, MMS, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, WhatsApp, aplicaciones y llamadas telefónicas. - Atender y responder solicitudes, reclamos, peticiones realizadas a través de los diferentes canales de atención de LICENCIAS ONLINE. - Cumplir con obligaciones contractuales contraídas consecuencia de la adquisición de servicios ofertados por LICENCIAS ONLINE. - Diseñar o implementar estrategias comerciales. - Actualizar y notificar cambios en condiciones de contratación de los productos y servicios ofrecidos por LICENCIAS ONLINE. - Consultar hábitos de consumo y aficiones para ofertas, promociones, calidad de productos y servicios, entre otros. - Validar referencias comerciales y crediticias. - Realizar estudios de mercado y encuestas de satisfacción. Gestión de solicitudes, quejas y reclamos. - Gestionar y atender la prestación de los productos y servicios de LICENCIAS ONLINE - Establecer canales de comunicación, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse. - Consultar información financiera e historial crediticio, así como consulta de obligaciones incumplidas en los diversos portales públicos. - Para interactuar través de la página web de LICENCIAS ONLINE, o por una cuenta oficial en las redes sociales. - Controlar el acceso físico a las oficinas de LICENCIAS ONLINE - Almacenar en bases de datos físicas o digitales. - Transmitir a terceros con intereses comerciales, como fabricantes o socios comerciales. - Transmitir a terceros que ostenten la calidad de encargados o subencargados del tratamiento para el cumplimiento de fines específicos, dentro y fuera del territorio nacional, así como a entidades vinculadas a LICENCIAS ONLINE. Los Titulares podrán solicitar a LICENCIAS ONLINE la suspensión total o parcialmente sobre alguno o varios tratamientos en específico de sus datos personales. Sin perjuicio la solicitud, LICENCIAS ONLINE podrá tratar aquellos datos que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de sus actividades comerciales, ejecución de contratos, medidas precontractuales, obligaciones legales o interés legítimo. En el caso de que los Titulares de los datos personales se negaren a la entrega de los datos solicitados por LICENCIAS ONLINE, no se podrá cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados.

- Realizar procesos de contratación y verificación de la información consignada en las hojas de vida remitidas a LICENCIAS ONLINE - Garantizar los deberes y derechos que se deriven de la condición de Titular de la información del candidato; recolectar, registrar y actualizar los datos personales del candidato con la finalidad de realizar los procesos de conocimiento entrevistas y posible vinculación, informar las actividades de la entidad. - En general, cuando un candidato participa en un proceso de selección para cubrir una vacante, contactarlo para entrevistas, aplicar pruebas de conocimiento, visitas domiciliarias, realizar las respectivas evaluaciones médicas y de otra índole, incluso contrastar las referencias laborales y personales que haya informado. - Verificación de antecedentes judiciales y penales. - Almacenar la Hoja de Vida en archivos físicos o digitales. - Tramitar cualquier obligación se tenga que realizar ante autoridades administrativas, laborales, de seguridad social o cualquier otra dependencia gubernamental. La mencionada información es requerida para cualquier postulación dentro de los procesos de selección y reclutamiento del personal.

-Enviar información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, SMS, llamadas telefónicas, mensaje de datos, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, entre otros), sobre información originada en la relación laboral. - Incorporar y almacenar los datos personales y biométricos de los trabajadores, relacionados con su actividad laboral en los archivos activos e históricos de la compañía; - Administrar los datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que LICENCIAS ONLINE asume en calidad de empleador en materia laboral y de seguridad social.; - Asignar permisos físicos y digitales dentro de las instalaciones y sistemas de LICENCIAS ONLINE con el fin de monitorizar la seguridad. - Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de las remuneraciones de los trabajadores. - Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este; - Disponer de los datos personales para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, etc.; emitir certificados y constancias solicitadas como causa del vínculo laboral, exámenes de salud, permisos médicos; tratar los datos personales para realizar (cuando sea necesario), pruebas desempeño, competencias y habilidades, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral. - Verificar de antecedentes judiciales y penales. - Planificar actividades empresariales. - Almacenar en archivos físicos o digitales.

- Enviar información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, SMS, llamadas telefónicas, mensaje de datos, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, entre otros), sobre información originada en la relación contractual. - Incorporar y almacenar los datos personales y biométricos de los trabajadores, relacionados con su actividad contractual en los archivos activos e históricos de la compañía; - Administrar los datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que LICENCIAS ONLINE asume. - Informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor; gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas y demás acciones que se encuentren a cargo de LICENCIAS ONLINE; - Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos; - Contrastar las referencias comerciales que haya informado; - Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física. - Almacenar en archivos físicos o digitales.

- Establecer canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse. - Controlar el registro de accionistas o socios y ejercicio de sus derechos. - Controlar el Libro de Registro de Accionistas o Socios. - Suministrar información sobre pago de dividendos o utilidades. En general, LICENCIAS ONLINE podrá tratar datos personales del Titular sin su consentimiento, únicamente cuando: i) esté permitido por ley, ii) requerido por mandato judicial, iii) se sustente en el cumplimiento de una misión de interés público, iv) para ejecución de medidas precontractuales o cumplimiento de obligaciones contractuales, v) parar proteger intereses vitales del Titular; vi) por un interés legítimo

En caso de requerirse por parte LICENCIAS ONLINE datos sensibles este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades propias de la empresa, los titulares deberán otorgar su autorización expresa, teniendo previo conocimiento del carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versan sobre este tipo de datos. A más de la autorización descrita, la compañía podrá tratar estos datos cuando: - El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. - El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. - El tratamiento se lo realice por orden de autoridad competente. - El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica. - Datos de naturaleza pública - La descritas en la Ley Aplicable

En las instalaciones de LICENCIAS ONLINE se pueden encontrar sistemas de videovigilancia mediante los cuales se captura datos personales como imagen, y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) esto con el fin de llevar a cabo las siguientes finalidades: - Brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un espacio físico determinado - Hacer seguimiento de las actividades desarrolladas por parte los trabajadores y clientes de LICENCIAS ONLINE, principalmente con relación a los servicios que la empresa presta a los clientes.

LICENCIAS ONLINE podrá transferir o comunicar los datos personales de los Titulares, a empresas u organizaciones, cuando se realice para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas y objeto social de LICENCIAS ONLINE y del destinatario. La transferencia se realizará siempre y cuando esté configurada dentro de una de las causales de legitimidad establecidas en la Ley Aplicable.

LICENCIAS ONLINE, conforme la Ley Aplicable, puede transferir de manera parcial o total los datos personales de los Titulares, incluido de los terceros relacionados con sus clientes, a terceros en el extranjero como: i) Fabricantes de productos o servicios ofertados; ii) Miembros, sociedades relacionadas o filiales de LICENCIAS ONLINE; iii) Terceros proveedores de servicios de tratamiento y almacenamiento de datos.